Die monatliche Erstellung der Lohn- und Gehaltsabrechnung
ist ein wichtiger Bestandteil in jedem Unternehmen, das Mitarbeiter
beschäftigt. Je nachdem, ob es sich um einen GmbH-Geschäftsführer,
einen Angestellten oder eine Aushilfe handelt, müssen unterschiedliche
Rechtsvorschriften beachtet werden. Für die Abgabe der Lohnsteueranmeldung
und andere Meldungen sind wichtige Fristen einzuhalten.
Wer sich damit beschäftigt, muss viel Zeit investieren. Eine
Alternative bietet die Auslagerung der Personalabrechnung.
Payroll-Outsourcing bedeutet mehr Zeit für das Kerngeschäft
Wer Monat für Monat die Lohnabrechnungen für seine Mitarbeiter
erstellt, wird mit vielen Aufgaben konfrontiert. Termindruck
entsteht nicht nur durch die Kollegen, die ihr Geld pünktlich
auf dem Konto haben möchten, sondern auch durch das Finanzamt
und die Krankenkassen. Die Lohnsteueranmeldung muss bis spätestens
zum 10. des folgenden Monats dort eingereicht werden. Auch
die Sozialversicherungsträger bestehen darauf, dass An-, Ab-
und Jahresmeldungen pünktlich vorliegen.
Neben der knappen Zeit müssen wichtige, rechtliche Vorschriften
zum Lohnsteuerrecht und zum Sozialversicherungsrecht beachtet
werden. Hinzu kommen die besonderen steuerlichen Aspekte,
die z.B. bei der Gehaltsabrechnung eines GmbH-Geschäftsführers
oder eines Mitarbeiters zu beachten sind, den Sie nur kurz
beschäftigen möchten.
Ein Lohn-Outsourcing
bringt Ihnen die Zeit, die Sie in Ihr Kerngeschäft investieren
können. Neben dem Zeitfaktor bedeutet die Auslagerung der
Lohnabrechnung an ein externes Dienstleistungsunternehmen
in erster Linie, dass das Geld pünktlich und in korrekter
Höhe auf dem Konto Ihrer Mitarbeiter ist. Zudem reduzieren
Sie Ihre Kosten, weil Sie keinen qualifizierten Buchhalter
beschäftigen müssen, der sich durch permanente Fortbildung
auf dem neusten Stand der gesetzlichen Vorgaben halten muss.
Das Payroll-Outsourcing gibt es in zwei Varianten:
Beim Payroll-Full-Outsourcing wird der externe Dienstleister
mit der kompletten Lohnbuchhaltung beauftragt. Dies beinhaltet
die termingerechte Erstellung der Lohnabrechnung und die fristgerechte
Abgabe aller Meldungen an das Finanzamt und die Krankenkassen.
Der Dienstleister übernimmt auch die Verwaltung von Fehlzeiten
und die korrekte Abrechnung der Reisetätigkeiten Ihrer Mitarbeiter.
Sie erhalten alle Kennzahlen und Auswertungen. Darauf aufbauend
können Sie Ihre unternehmerischen Entscheidungen im Personalbereich
fällen.
Bei dem Payroll-Teil-Outsourcing übernimmt der Dienstleister
nur einen Teil der Aufgaben, die für die korrekte Durchführung
der Lohnabrechnung erforderlich ist.
Worauf müssen Sie achten, wenn Sie die Lohnabrechnung selbst
erstellen?
Möchten Sie den Lohn
selber machen, müssen Sie darauf achten, dass Ihre Mitarbeiter
eine korrekte Lohnabrechnung bekommen und die zuständigen
Stellen die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen erhalten.
Die Lohnsteueranmeldung senden Sie an das Finanzamt. Neben
der Lohnsteuer für Ihre festangestellten Mitarbeiter wird
hier auch die pauschale Lohnsteuer angemeldet, die Sie für
Ihre Aushilfskräfte zahlen müssen. Achten Sie darauf, dass
Sie die Lohnsteuer bis zum 10. des Folgemonats anmelden und
die fälligen Beträge auch bis zu diesem Termin an das Finanzamt
bezahlen.
Für die jeweilige Krankenkasse erstellen Sie monatlich einen
Beitragsnachweis, der die Angaben über die Kranken-, Pflege-
und Rentenversicherungsbeiträge enthält. Auch hier müssen
Sie darauf achten, dass Sie die Beitragsnachweise pünktlich
verschicken und die Zahlungen rechtzeitig anweisen.
Möchten Sie Verwandte
im Betrieb einstellen, achten Sie darauf, dass ein sozialversicherungspflichtiges
Arbeitsverhältnis vorliegt. Voraussetzungen hierfür sind z.B.,
dass das Familienmitglied in den organisatorischen Ablauf
des Betriebs eingegliedert ist und den Weisungen des Chefs
unterliegt. Auch das Arbeitsentgelt darf nicht zu hoch sein.
Es muss im Verhältnis zu der erbrachten Arbeitsleistung stehen.
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