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Als Arbeitnehmer und auch als Personalmanager kennt man die
Situation: bei Einstellung wird eine Personalakte angelegt,
die alle benötigten Informationen und Dokumente des neuen
Mitarbeiters enthält. In der Regel werden in der personenbezogenen
Akte die Bewerbung, der Lebenslauf und persönliche Daten
wie die Kontoverbindung und die Krankenkassendaten gesammelt.
Weder die Form noch der Inhalt von Personalakten sind dabei
gesetzlich geregelt. Bisher erfolgt diese Datensammlung häufig
in Papierform oder in einer angelegten Excel-Datei. Wenn die
Informationen benötigt werden, kann es gerade bei größeren
Konzernen Zeit kosten, die korrekten Unterlagen zu finden
und zu durchforschen. Daher steigen immer mehr Firmen auf
die digitale Variante um – die digitale Personalakte.
Digitale
Personalakte – sicher, transparent und flexibel
Für eine erleichterte Bedienung von sensiblen personenbezogenen
Dokumenten und Daten von Mitarbeitern und Bewerbern ist eine
digitale Personalakte eine hervorragende Lösung. Mit
professionellen
Personalakten-Softwareanwendungen lassen sich die Personal-
und Bewerberunterlagen revisionssicher und medienbruchfrei
Aufbewahren. Standardisierte Funktionalitäten sorgen
für einen einheitlichen Aufbau der Aktenstrukturen und
Schutzmechanismen schützen gegen unbefugten Zugriff.
Viele Hersteller von Personalakten-Software bieten zudem eine
standardisierte Schnittstelle, wodurch diese in bestehende
HR- und Abrechnungssysteme integriert werden können.
Mit einer Microsoft Office-Schnittstelle können direkt
aus den jeweiligen Anwendungen Daten heraus recherchiert und
abgelegt werden.
Relevante
Mitarbeiter- und Bewerberinformationen auf Knopfdruck
Unabhängig davon, ob es sich um Bewerbungsunterlagen,
Verträge, E-Mails, Aufzeichnungen von Mitarbeitergesprächen
oder besonderen Qualifikationen handelt – in einer digitalen
Personalakte können diese Dokumente sicher und intuitiv
verwaltet werden. Auf einen Knopfdruck stehen alle Informationen
über Mitarbeiter übersichtlich zur Verfügung,
ohne, dass Aktenschränke durchsucht werden müssen.
Der Zugriffsschutz ist mit einer digitalen Lösung besonders
einfach, da sichergestellt werden kann, dass Anwender nur
genau die Akten oder Dokumente einsehen oder bearbeiten dürfen,
die nach den Datenschutzaspekten aus Führungs-, Sachbearbeitungs-
und Mitarbeitersicht gefordert sind. Zudem können automatisierte
Prozesse wie Ein- und Austritt, Mutterschutz oder regelmäßige
Nachweise von Qualifikationen realisiert werden. Gesetzliche
und betriebliche Fristen können mit einer digitalen Akte
kinderleicht eingehalten werden. Die standardisierten Schnittstellen
zu bestehenden HR-System sowie die Übernahme und Synchronisation
von Personalstammdaten garantiert eine nahtlose Einbindung
in die Personalprozesses Ihres Unternehmens.
Elektronische
Personalakte – sofort einsatzbereit
Deutschlandweit sind viele Mitarbeiter mit der Vermittlung
von Arbeitskräften beschäftigt. Der Bewerber- und
Mitarbeiterpool ist für viele Unternehmen Dreh- und Angelpunkt
der Geschäftstätigkeit und Innovation – bei
einem Umstieg auf eine Software muss dieser leicht von Statten
gehen. Entscheiden Sie sich für eine digitale Lösung,
kann diese nach der Implementierung sofort genutzt werden.
Die Vorkonfiguration beruht meist auf einer Vielzahl von Kundenprojekten
der Hersteller und deckt daher in Struktur und Funktionalität
die wichtigsten Anforderungen an eine Personalakte bereits
ab. Natürlich lassen sich auch individuelle Anforderungen
je nach Branche und Unternehmensart umsetzen. Anpassungen
an individuelle Erfordernisse sind zentral gepflegt und gesteuert
im gesamten Unternehmen sofort verfügbar.
Dokumente
im Unternehmen verwalten – Entkopplung von der Aufbewahrung
Eine digitale Personalakte bietet Unternehmen mit mehreren
Standorten große Vorteile. Der Zugriff wird von der
Aufbewahrung entkoppelt und steht standortunabhängig
als Offline-Akte oder optional mittels Zugriff über Web-
und Mobil-Client jederzeit zur Verfügung – bei
zeitgleichem Zugriff durch mehrere Nutzer. Langzeitsicher
können in Abhängigkeit von den jeweiligen IT-Strukturen
die Daten an einem zentralen oder an verteilten Standorten
aufbewahrt werden. Eine hervorragende Möglichkeit, zentrale
Archive mit vollen Aktenschränken abzulösen.
Hohe
Sicherheit der sensiblen Daten
Da es sich bei Personalakten um sensible Daten handelt, sollte
bei einer Anwendung auf höchste Sicherheit geachtet werden.
Viele Programme bieten eine persönliche Benutzerautorisation
und -authentifizierung an. Die Kommunikation geschieht über
eine sichere SSL-verschlüsselte Verbindung zwischen Client
und Server. Die Übernahme der Berechtigungen kann aus
dem jeweiligen HR-System übernommen oder überreicht
werden. Zudem wird revisionssicher dokumentiert, wer, wann
und wo Dokumente eingefügt, eingesehen, verändert
oder gelöscht hat. Mit einer Software sorgen Sie bei
allen Bearbeitungsschritten für mehr Transparenz.
Einfache
Berechtigungen für eine gegebene Mandantenfähigkeit
Eine digitale Personalakte lässt sich bestens für
Konzerne und Unternehmen nutzen, die über eine Vielzahl
von rechtlich selbstständigen Einheiten verfügen.
Mit einem Berechtigungssystem wird dafür gesorgt, dass
jeder Mandant oder jede Gesellschaft nur seine Daten sehen
und ändern kann. Ein Wechsel zwischen Mandanten ist nur
über eine erneute Autorisation und Authentifizierung
möglich. Die Mandantentrennung kann über das Berechtigungskonzept
oder über separierte Datenhaltung geschehen.
Digitale Personalakten sind der nächste Schritt gegen
veraltete Aufbewahrungsräume und für ein papierloses
Büro. Sie beschleunigen Prozesse und erleichtern die
Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen. Redundanzen werden
verhindert und die Integration in bestehende Unternehmenssoftware
stellt keinen großen Aufwand dar. Schaffen Sie mit der
digitalen Personalakte mehr Effizienz am Arbeitsplatz!
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