HR-Abläufe optimieren und Zeit sparen

Das digitale Büro und Vereinfachung von Routineaufgaben

Insbesondere wiederkehrende Routineaufgaben und einfache HR-Prozesse lassen sich mithilfe von Personalmanagementsoftware und -tools optimieren. Ein Beispiel ist das digitale Büro, in dem alle Abläufe per Software erledigt werden und die klassische Dokumentation auf Papier auf ein möglichst niedriges Maß reduziert wird. Eine zentrale Zugriffsmöglichkeit auf digitalisierte Dokumente spart enorm Zeit im Vergleich zu einer Aufbewahrung in Akten, erleichtert zudem massiv Folgeaufgaben für andere Geschäftsbereiche.

Das digitale Büro ist für das gesamte Unternehmen interessant, nicht ausschließlich für die Aufgaben im Personalmanagement. Stärker auf die HR-Abläufe bezogen, sind auch hier verschiedene Routineaufgaben sehr einfach zu digitalisieren. Es gibt unterstützende Softwaretools für das Führen von Personalakten, zur Unterstützung von Bewerbungsprozessen, zur Erstellung von Anzeigen oder zur Erstellung von Arbeitszeugnissen.

Zeitersparnis am Beispiel der Erstellung von Arbeitszeugnissen

Wie sehr wiederkehrende HR-Aufgaben Zeit binden, ist am Beispiel der Arbeitszeugnisse leicht zu sehen. Die Erstellung von Arbeitszeugnissen ist eine routinemäßige Aufgabe und zudem seitens der Rechtsprechung auf einen bestimmten Rahmen beschränkt. Rechtssichere Arbeitszeugnisse zu erstellen, ist durch die Unterstützung eines Tools wie den HAUFE ZEUGNIS MANAGER PREMIUM 2016 deutlich vereinfacht. Der Aufbau eines Arbeitszeugnisses folgt dem immer gleichen Schema: Persönliche Angaben zum Mitarbeiter, Tätigkeitsbeschreibung, Tätigkeitsbeurteilung in einem relativ festen Bewertungsschema und Abschlussformel. Mithilfe des Tools lassen sich die Angaben zum Mitarbeiter einfach heranziehen - besonders dann, wenn die Personalakten selbst auch schon digital und strukturiert geführt wurden. Je nach Position, Tätigkeit und Beurteilung lassen sich die weiteren Bausteine des Arbeitszeugnisses leicht und zügig zusammenstellen. Das Tool ist flexibel genug, um auch auf individuelle Gegebenheiten des Mitarbeiters einzugehen und dessen Anspruch auf ein individuelles Arbeitszeugnis gerecht zu werden. Dank des Tools ist somit eine HR-Aufgabe, die üblicherweise Zeit kostet und nicht selten durch mehrere Hände gehen muss (eventuell noch mit der Prüfung auf Rechtssicherheit), zügig und sicher erledigt.

HR-Aufgaben als Prozesse denken

Die Softwaretools sind besonders dann sinnvoll einsetzbar, wenn das Personalmanagement seine grundsätzliche Struktur einhält und der Gedankengang der Personaler einem prozessorientierten Ansatz folgt. Die Denkweise in Prozessen ist keine Anforderung, die eine Personalmanagementsoftware stellt, sondern ein Erfordernis des modernen Geschäftsumfelds. Die Personalabteilung fungiert innerhalb des Unternehmens als Dienstleister gegenüber den anderen Abteilungen des Unternehmens. Aus dieser Logik folgt, dass die anderen Abteilungen als Kunden der Personalabteilung und die Dienstleistung der Personalabteilung entsprechend als Prozess für andere Abteilungen und innerhalb des Unternehmens aufgefasst werden müssen. Dieser Denkweise folgt auch die Personalmanagementsoftware, die entsprechend dabei unterstützt, einzelne Prozesse zu optimieren.