ERP-Programme werden heute immer wieder als die optimalste
Lösung für Unternehmen gesehen. Damit könne der voranschreitenden
Digitalisierung entspannt entgegengetreten werden. Sie bringen
die nötigen Erleichterungen im Arbeitsalltag und digitalisieren
ganz nebenbei alle Arbeitsprozesse. Doch für welche Unternehmen
lohnt sich die Investition und Umstellung auf eine ERP-Software?
Alleskönner ERP-System
Um ein gutes Verständnis für Enterprise-Ressource-Planning-Programme
zu erhalten, ist es wichtig zu wissen, was dahintersteht.
Diese Softwares bündeln und verwalten alle Arbeitsschritte,
die in einem Unternehmen von statten gehen.
Dabei decken sie beinahe alle Bereiche ab:
- Warenwirtschaft und Lagerlogistik
- Vertrieb und Marketing
- Personalmanagement
- Buchhaltung und Rechnungswesen
- Produktionsketten
- etc.
Daneben bieten weitere Funktionen
und Anwendungen von ERP-Softwares Unternehmen viele Möglichkeiten.
Sie sind die Basis für ein digital agierendes und funktionierendes
Unternehmen. Dabei können sowohl auf Individualsoftware-Lösungen,
die fest auf den PCs installiert sind, oder auf Cloud-basierte
und mobile Modelle zurückgegriffen werden.
Ursprünglich für Großkonzerne entwickelt
Die ersten ERP-Softwares wurden vor allem für global agierende
Großkonzerne programmiert. Sie sollten die Betriebsstrukturen
weitestgehend vereinfachen und weit verstreute Abteilungen
näher zusammenbringen. Heute fokussieren sich immer mehr Anbieter
vermehrt auf KMUs,
also kleinere und mittlere Unternehmen. Besonders in diesen
Firmen ist der Verwaltungsaufwand gemessen an der Mitarbeiterzahl
relativ hoch. Viele Prozesse wie die Buchhaltung oder das
Marketing werden selbst übernommen. Das nimmt in der Regel
viel Zeit in Anspruch, die mit ERP-Systemen eingespart werden
kann. Weitere Vorteile von diesen Programmen für KMUs sind:
- Einfacher und schneller Datentransfer statt langwierigen
Pflegens von unterschiedlichen Tabellen und Kundendateien.
- Schnittstellen beispielsweise zum Steuerberater und dem
Finanzamt für die Einkommens- und Umsatzsteuer.
- Fehlerquellen werden sichtbar gemacht und können eliminiert
werden.
Auswahlkriterien für die ideale ERP-Software
ERP-Programme lassen sich gut an das individuelle Unternehmen
anpassen. Sogenannte modulare Systeme ermöglichen eine maßgeschneiderte
Software, die alle Bedürfnisse des Einzel-Unternehmens abdeckt.
Um diese Ansprüche zu kennen, bedarf es zunächst einer sorgfältigen
Analyse der Firma. Nur so kann sichergestellt werden, dass
das System dann auch perfekt zum jeweiligen Unternehmen passt.
Interessenten sollten die folgenden Punkte beachten.
1. Budget im Griff behalten
Je nach Unternehmen bieten sich unterschiedliche finanzielle
Möglichkeiten. So sollte das Preis-Leistungs-Verhältnis für
die Implementierung eines ERP-Systems immer präsent sein.
Je nach Budget eigenen sich unterschiedliche Softwares. Es
gibt Hersteller, die in sich geschlossene Systeme anbieten.
Dafür muss in der Regel nur einmal gezahlt werden. Bei anderen
wird eine monatliche Abo-Pauschale fällig. Das sind sogenannte
Software-as-a-Service-Modelle.
Je nach Option gibt es außerdem unterschiedliche Update-Angebote
und Kundenservices.
2. Kompatibilität beachten
Besonders Betriebe in der Wachstumsphase sollten darauf achten,
dass das ERP-System zu ihren Zielen passt. Wenn ein Programm
einen kleinen Leistungsumfang oder gar keine zu buchbaren
Applikationen bietet, sollte genau abgewogen werden. Auch
die Anbindung von „alten“ Systemen beispielsweise des Rechnungsprogrammes
sollte beachtet werden. Oftmals müssen die Systeme in der
Wachstumsphase parallel laufen – hierbei sollte die Kompatibilität
gegeben sein.
3. Genau vergleichen
ERP-Systeme und Anbieter gibt es heute zahlreiche. Für jedes
Unternehmen lohnt sich daher ein genauer Vergleich. Das vermeidet
unnötige Kosten und mindert die Frustration bei Mitarbeitern
und Führungskräften. Eine umfangreiche Analyse der Bedürfnisse
und das Abklopfen der verschiedenen Anbieter ist essentiell.
Auch auf Aspekte wie Kundenservice und dessen Erreichbarkeit
sollte geachtet werden.
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