Das papierlose Büro: Realität oder Fiktion?

Die Vorstellung vom papierlosen Büro besteht zwar schon seit einigen Jahrzehnten, allerdings war die Vision noch nie so greifbar wie in der heutigen Zeit. So hält die Digitalisierung eine Reihe an vielversprechenden Lösungen bereit, die den Papierverbrauch in Büros und Unternehmen drastisch reduzieren können. Doch was sind eigentlich die Vorteile eines papierlosen Büros und ist es in der Praxis überhaupt realisierbar?

Wofür steht der Begriff des papierlosen Büros?

Wie der Name bereits verrät, steht das papierlose Büro für eine Arbeitsumgebung, die (nahezu) vollständig ohne die Verwendung von papiergebundenen Dokumenten auskommt. Statt auf dem Papierweg werden dabei alltäglich Aufgaben vor allen mit der Hilfe von EDV-basierten Verfahren durchgeführt. Der Verzicht auf Papier kommt dabei nicht nur der Umwelt zu Gute, sondern spart gleichzeitig ebenfalls eine Menge an Kosten ein. Neben der Einsparung von Material- und Druckerkosten, wird weiterhin auch der Arbeitsaufwand spürbar reduziert. Da sich Dokumente auf elektronischem Weg wesentlich schneller bearbeiten lassen, wird zudem die allgemeine Effizienz eines Betriebes durch den Wegfall von papiergebundenen Schriftstücken gesteigert.

Sind mit dem papierlosen Büro auch Nachteile verbunden?

Grundsätzlich ist eine Entwicklung hin zum papierlosen Büro begrüßenswert, da von ihr sowohl die Umwelt als auch die Wirtschaftlichkeit eines Unternehmens profitiert. In der Praxis gestaltet sich die Umstellung jedoch als schwierig, was vor allem auf die vorherrschenden Hindernisse zurückzuführen ist. Ein großes Problem ist hier, dass das papierlose Büro durch bereits bestehende Strukturen behindert wird. So müssen beispielsweise Dokumente wie Verträge, Rechnungen, etc. unterschrieben werden, was ohne Papier nur mit einer elektronischen Signatur funktioniert. Jedoch sind die hierfür benötigten Systeme noch nicht sehr weit verbreitet und in ihrer Funktion häufig nicht ausgereift. Weiterhin erfordert der Umgang mit elektronischen Dokumenten ein fundiertes EDV-Basiswissen, das bei vielen Mitarbeitern schlichtweg nicht vorhanden ist.

Ist der vollständige Wegfall von papiergebundenen Dokumenten überhaupt realistisch?

Theoretisch ist ein Büro, das vollkommen ohne Papier auskommt, zwar prinzipiell durchführbar, allerdings kann die konkrete Umsetzung aktuell eher als Fiktion bewertet werden. Eines der größten Probleme ist die Tatsache, dass in Bezug auf den Verzicht von Papier der Grundsatz "Ganz oder gar nicht" gültig ist. Solange nicht alle Unternehmen gemeinsam vollständig auf digitale Dokumenten setzen, ist das papierlose Büro praktisch nicht realisierbar. So geht eine partielle Umstellung mit großen Hindernissen einher, die im Endeffekt den Aufwand deutlich steigern. Beispielsweise sind bei gleichzeitiger Nutzung von EDV- und Papierdokumenten kontinuierliche Synchronisationen beider Formate notwendig. Aufgrund der praktischen Hürden, könnte es durchaus noch Jahrzehnte dauern, bis sich das papierlose Büro wirklich umsetzen lässt.

In welchen Unternehmensbereichen kann Papier in der Praxis eingespart werden?

Durch die Reduzierung des Papierverbrauchs und der Druckkosten lässt sich in Unternehmen relativ leicht Geld einsparen. Auch wenn derzeit nicht vollständig auf papiergebundene Dokumente verzichtet werden kann, macht die Reduzierung des Papierverbrauchs in einigen Unternehmensbereichen durchaus Sinn. So können beispielsweise Hand-Outs und Informationszettel relativ leicht durch elektronische Post ersetzt werden. Auch digitale Notizblöcke und Cloud-Dienste wie Microsoft Azure, Google Cloud oder Amazon AWS können den Papierverbrauch effektiv reduzieren. Dass allerdings die Verwaltung von Unternehmen vollständig ohne Papier auskommt, ist und bleibt vorerst Utopie.

Was bleibt abschließend zum Thema zu sagen?

In der Gesamtbetrachtung kristallisiert sich sehr schnell heraus, dass die Vorstellung vom papierlosen Büro auch im Zeitalter der Digitalisierung in erster Linie eine Fiktion bleibt. Allerdings heißt das nicht, dass Unternehmen zwangsläufig große Mengen an Papier verbrauchen müssen. So kann bereits eine kleine Reduzierung des Verbrauchs eine große Wirkung entfalten.