Wie die richtige Büroeinrichtung die Mitarbeitermotivation beeinflusst

Ina Seeger, Mitarbeiterin in einem Mehrplatzbüro, beschreibt, wie wichtig die Arbeitsumgebung für sie und Ihre Kollegen ist: "Sag mir, wie Du lebst und ich sage Dir, wer Du bist." Die meisten Sachbearbeiter verbringen mehr Zeit in ihrem Büro als in ihrem Wohnzimmer. Nur wenige von ihnen können sich ihren Arbeitsplatz so einrichten, daß sie sich wie zu Hause fühlen. Alle anderen müssen mit dem vorliebnehmen, was ihr Arbeitgeber für notwendig hält; und das ist meistens nicht viel. Die Arbeitsumgebung übt jedoch entscheidenden Einfluß auf die Mitarbeitermotivation aus. Sollte das nicht Grund genug sein, Büroeinrichtung als Kommunikationsaufgabe aufzufassen und umzusetzen?

Die technische Grundausstattung im Überblick

So ist zum Beispiel das technische Equipment von zentraler Bedeutung für die Produktivität der jeweiligen Firma. Des Weiteren geht es dabei um die passende Möblierung und das Vorhandensein aller benötigten Arbeitsmaterialien. Zusätzlich gilt es die Motivation der Mitarbeiter in Form von verschiedenen Verpflegungsmöglichkeiten auf einem hohen Niveau zu halten. Bei der Einrichtung eines Büros sollte die zugehörige Ausstattung eine hohe Priorität genießen - die Bedeutung durchdachter Bürokonzepte ist dabei keinesfalls zu unterschätzen, da nicht nur die Arbeitseffizienz, sondern auch die nachhaltige Motivation der Mitarbeiter garantiert werden sollte. Denn kreativ können Mitarbeiter nur in einer Wohlfühl-Atmosphäre sein.

Die umfassende Ausstattung mit technischen Geräten ist die Basis unterschiedlichster Arbeitsprozesse. Telefone und Computer sind beispielsweise unverzichtbar, um mit Kunden und Geschäftspartnern kommunizieren zu können. Abhängig von der Größe des entsprechenden Unternehmens ist es ratsam, eine ISDN-Telefonanlage mit unterschiedlichen Rufnummern zu nutzen. Weitere sinnvolle Investitionen im Bereich Technik sind mit der Anschaffung von Druckern, Scannern und Faxgeräten zu benennen. In diesem Zusammenhang sollte darauf hingewiesen werden, dass sich Kombi-Geräte, mit denen sich Dokumente sowohl Drucken als auch Scannen und Kopieren lassen, durch ein hervorragendes Preis-Leistungs-Verhältnis auszeichnen.

Rund 10.000 Euro gaben deutsche Unternehmen 2015 durchschnittlich für die Ausstattung eines Büroarbeitsplatzes aus. Behaglichkeit und Wohnlichkeit in einem Büro sind jedoch weniger eine Geldfrage, sondern eher eine Frage der Einstellung. Eine besonders hohe Wertschätzung läßt sich gut durch eine liebevolle Arbeitsplatzausstattung ausdrücken. Und Mitarbeiter, die sich in ihrem Unternehmen zu Hause fühlen, werden ihr Büro auch selbst entsprechend einrichten. Sind die Angestellten jedoch nur Verbrauchsmaterialien oder Produktionseinrichtung, kann die Arbeitsplatzausstattung auf das absolute Mindestmaß beschränkt bleiben. So passen auch vier bis fünf Mitarbeiter in ein Zwanzig-Quadratmeter-Büro. Ein hoher Krankheitsstand und lebhafte Fluktuation sorgen dann dafür, daß die Luft im Büro nicht zu dünn wird.

Das Platzangebot für Mitarbeiter ist ein Indikator, welcher Raum zur Entfaltung gegeben wird. Das ist nicht unbedingt von der Hierarchischen Position abhängig. So finden sich Büroräume mit zwei, drei oder mehr Personen bevorzugt in Unternehmen, die ihre Mitarbeiter mehr unter formalen Gesichtspunkten führen. Einzelbüros sind eher typisch für zielorientierte Führungspersonen mit weitgehender Entscheidungsfreiheit des Einzelnen über den Weg zum Ziel. Deutlich wird die Büroeinteilung, wenn die Büros analog der hierarchischen Position und der damit verbundenen Entscheidungskompetenz wachsen.

Grossraumbüros

Eine besondere Rolle spielen die einst hochgelobten und heute wieder kritisch betrachteten Großraumbüros. Sie indizieren durch ihre Ausdehnung Freizügigkeit und Großzügigkeit bei äußerst ökonomischer Raumnutzung. Ihre Stärke ist jedoch gleichzeitig eine Schwäche: Der einzelne Mitarbeiter steht unter permanenter Beobachtung durch seine Kollegen uns Vorgesetzten und hat somit kaum eine Möglichkeit, sich temporär zurückzuziehen.

Professionelle Raumausstatter von Hotelzimmern verbringen viel Zeit mit der Abstimmung von Tapeten, Teppichböden und Möbeln. Dabei verbringt der Hotelgast häufig nur eine Nacht im Zimmer. Ein Mehr-Personen-Büro hingegen dient seinen Benutzern für ein Fünftel ihres Lebens als zweites Zuhause. Auch deshalb sollte es auch von Profis so eingerichtet werden, daß es dieser Aufgabe gerecht wird.

Systematische Marktkommunikation bezieht alle Forme des Informationsaustausches, die Vermittlung von Leitbild, Identität und Leistung ein. Die Büroausstattung ist eine der wichtigsten Leistungen des Unternehmens für seine Mitarbeiter. Mehr Wohlbefinden im Büro bedeutet mehr Produktivität und weniger Ausfall durch Krankheit. Allein dieser Nutzen rechtfertigt den Aufwand.

Es gibt in Deutschland einige professionelle Anbieter, die Unternehmen dabei helfen, die Büroeinrichtigung so zu gestalten, dass sie die Mitarbeiter produktiv und gesund hält. Einen dieser Anbieter finden Sie z.B hier.