Assistenz der Geschäftsleitung – Allroundtalent mit Köpfchen

Je näher Assistentinnen der Geschäftsleitung am Chef dran sind, desto spezifischer und vertraulicher sind die Aufgaben. Sie entlasten ihn von Routineaufgaben, unterstützen inhaltlich, setzen Projekte um, analysieren Zahlen, Daten und Fakten, erstellen Arbeitsverträge, schreiben Kündigungen und sind generell die rechte Hand der Geschäftsleitung. Aus Sicht der Kollegen und in Abhängigkeit von der herrschenden Unternehmenskultur steht eine Assistentin der Geschäftsleitung direkt unter dem Vorstand bzw. der Geschäftsleitung. Sie ist Vertrauensperson und Respektsperson in Personalunion. Damit das so bleibt, sollte sie ihre Position klar definieren.

Eruieren von bestehenden Aufgaben

Um zuverlässig und erfolgreich im Job zu stehen, müssen Assistentinnen genau wissen, welche Aufgabenfelder sie bearbeiten. Denn in ihrer Position kommt es vor, dass Aufgaben an der Tagesordnung sind, die andere erst nach einem Studium oder einer speziellen Ausbildung leisten. Langfristig betrachtet ist es deshalb empfehlenswert, die Aufgabenbereiche genau zu definieren und Schwerpunkte zu benennen. Dann wird es bei drohender Überlastung möglich, einzelne Teilbereiche zu bündeln, sie bei Bedarf zu delegieren oder für das Outsourcing vorzuschlagen (vgl. Definition auf juraforum.de). Manchmal nehmen Teilaufgaben so einen großen Raum ein, dass dafür eine neue Stelle geschaffen werden kann. Typischerweise handelt es sich um die Bereiche Marketing und Buchhaltung.

Marketingaufgaben definieren und einordnen

Je nachdem, welche Marketingaufgaben auf dem Schreibtisch der Assistentin liegen, ist es ratsam, sich Unterstützung zu holen. In einer Firma, die ihre Kunden durch direkte Ansprache gewinnt und dauerhaft an sich bindet, steht das Dialogmarketing ganz weit oben auf der Liste. Chefs nennen das gerne Auftragsgewinnung und Kundenpflege, doch es steckt viel mehr dahinter.

Marketing gehört in professionelle Hände

Im klassischen Dialogmarketing kümmern sich Firmen im engen persönlichen Kontakt um die Belange von Lieferanten und Kunden. Es ist wichtig, den richtigen Ton zu treffen, um die Beteiligten zufrieden zu stellen. Dialogmarketing erfolgt telefonisch, per E-Mail, per online Chat oder höchstpersönlich. Die Art und Weise hängt vom Projekt ab. Falls das Thema Auftragsgewinnung/Kundenpflege einen großen Anteil im Assistentinnenjob einnimmt, empfiehlt es sich, die Aufgaben an gut geschulte Kräfte abzugeben.

Betriebe, die sofort eine Lösung brauchen, können die relevanten Aufgaben sofort in professionelle Hände bei Capita abgeben. Damit hat die Assistentin der Geschäftsleitung wieder die nötige Zeit für die verbleibenden verantwortungsvollen Aufgaben. Die Marketingaufgaben werden dann ab sofort von Kaufleuten für Dialogmarketing übernommen. Sie haben eine Ausbildung durchlaufen und dabei den Umgang mit Kunden erlernt. Im Rahmen der Ausbildung bekommen Kaufleute für Dialogmarketing Einblick in die Organisation, Kontrolle und Dokumentation von Kampagnen und Projekten. Das Abarbeiten von Anfragen, Aufträgen und Beschwerden, Kundengewinnung,-betreuung und -bindung gehören außerdem zu ihren Aufgaben. Es liegt auf der Hand, dass Tätigkeiten aus diesem Bereich am besten bei Profis aufgehoben sind und es ist zu erwarten, dass sie bessere Ergebnisse erzielen, als es eine motivierte Assistentin es alleine könnte. Ein gutes Argument für das Gespräch mit dem Chef.

Buchhaltungsaufgaben gliedern und Kompetenzen bündeln

Die Erstellung von Monatsabrechnungen für Spesen und Fahrtkosten sowie die Urlaubsplanung gehören oft zu den Aufgaben der Assistent der Geschäftsleitung. Hilfreich sind Excel Vorlagen und Arbeitsblätter zum Thema Urlaub, Spesen und Fahrtkosten. Diese Bereiche sind der Buchhaltung zuzuordnen, sie haben Auswirkungen auf Gewinne und Verluste. Die Aufzeichnungen müssen perfekt geführt und beleghaft nachprüfbar sein. Manche Aufgaben müssen im Betrieb bleiben. Dazu gehört zum Beispiel die Kassenbuchführung, die enge gesetzliche Vorgaben hat, die ab 2017 noch verschärft werden. Eine Auslagerung ist nicht möglich.

Rechnungsschreibung und Rechnungszahlung obliegen nicht selten der engsten Mitarbeiterin des Chefs. Handelt es sich allerdings bei der Abrechnung um wiederkehrende Positionen, lässt sich die Rechnungsstellung outsourcen. Dadurch bekommen Assistentinnen wieder mehr Zeit, um sich ihren eigentlichen Aufgaben zu widmen.

Fazit: Sind die Grenzen klar, ist Outsourcing schnell machbar

Gerade in kleinen und mittleren Betrieben verschwimmen die Grenzen von Aufgabenfeldern. Im Handumdrehen wird aus dem Traumjob ein Alptraum mit enorm weit gefächerten Aufgabengebieten sowie einer hohen Erwartungshaltung seitens des Chefs. Doch es gibt Wege, alle Anforderungen in den Griff zu bekommen, ohne sich zu übernehmen. Sinnvoll und zielführend delegieren und outsourcen macht aus einer Assistentin ein Allroundtalent mit Köpfchen.