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Assistenz gesucht. Darauf muss man achten.

 
Jeder Unternehmer weiß: Eine Aufgabe abzugeben, birgt auch immer ein Risiko. Übernimmt ein festangestellter Mitarbeiter die Aufgabe und fällt irgendwann langfristig aus, dann hat der Unternehmer das Problem, schnell Ersatz finden und vor allem auch einarbeiten zu müssen. Andererseits ist es bei florierenden Unternehmen bzw. auch bei Freiberuflern, die nicht jeden Handschlag selbst erledigen können, wichtig und nötig, Aufgaben abzugeben. Wie das trotz aller Widrigkeiten gut funktionieren kann, verrät dieser Beitrag.

Die aktuelle Trend-Lösung: eine virtuelle Assistenz

Diejenigen, die visionär ihr Unternehmen umgestalten und neue Tools einsetzen, um ein effizientes Zeit- und Projektmanagement zu ermöglichen, und dabei in erster Linie auf die Unterstützung von Freelancern setzen, suchen häufig nach sogenannten virtuellen Assistenten. Im IT-Lexikon findet sich dazu diese Definition: „Ein virtueller Assistant (VA) ist ein unabhängiger Auftragnehmer, ein freier Mitarbeiter, der auftragsabhängig von seinem Home-Office oder einem Gemeinschaftsbüro aus arbeitet. Virtuelle Assistenten arbeiten für mehrere Unternehmen und für die verschiedensten Branchen. Häufig verfügen sie über langjährige Erfahrung, die sie sich in Unternehmen angeeignet haben.“

Den größten Vorteil dieser Variante, um standardisierte Aufgaben abzugeben, birgt die internetbasierte Technologie, die es ermöglicht, klassische Büroaufgaben wie etwa die Buchhaltung von überall aus zu erledigen. Der Nachteil jedoch ist die häufig zugrunde liegende Stand-alone-Lösung, die für das Unternehmen auch die Gefahr eines Ausfalls birgt, der zwar meist vertraglich abgesichert ist, inhaltlich aber dieselben Probleme mit sich bringen könnte, wie der Ausfall eines Angestellten.

Auf eine virtuelle Assistentin zu setzen, liegt zwar im Trend, doch die Stand-alone-Lösung birgt auch Gefahren.

Die Lösung: Bürodienstleistungen im Agenturformat

Im Grunde sind Bürodienstleistungen im Agenturformat nichts weiter als der organisierte Zusammenschluss vieler virtueller Assistenzen. Absolviert werden vom Orga-Team mit Sitz in Mainz diese Aufgaben:

 

Büroservices

Was so undifferenziert klingt, ist genau das, was im Tagesgeschäft Zeit kostet – oder mit dem Risikofaktor Freelancer oder Angestellter besetzt wird. Darunter fällt die Erstellung von Texten und Übersetzungen ebenso wie das Kuvertieren der Post, die Betreuung von Webseite und Online-Shop und die Abwicklung der Buchhaltung. Kurz um: Alles Standardaufgaben, die in fast jedem Betrieb anfallen, können an den Bürodienstleister übergeben werden.

 
   
Datenerfassung
  Der Leistungspunkt „Datenerfassung“ umfasst einen regulierten Ablauf, der so gestaltet wurde: Nachdem klar ist, welche Daten wie erfasst werden sollen (manuelle bzw. automatisierte Erfassung, standardisierte Daten bzw. komplexe Vorgänge), erstellt der Dienstleister ein individuelles Angebot. Passen die Konditionen zu den Kundenvorstellungen, werden die Daten übergeben und die Details besprochen. Regelmäßige Zwischenstände bzw. Statusberichte können dann ausgehändigt werden.
   
Telefonservice
  Mit einem detailliert angefertigten Briefing in Händen werden die Mitarbeiter des Dienstleisters auf die neue Aufgabe vorbereitet. Übernommen werden In- und Outbound-Telefonie, Terminvereinbarung, Benachrichtigungsservice sowie der klassische Kunden-Support.

Zukunftsprognose: ein virtuelles Team von Freiberuflern?

Wer die Trends der Freiberufler-Szene beobachtet, würde vielleicht dieser Zukunftsprognose zustimmen, dass das Freelancertum der Abkehr von der Starrheit der Stempeluhr sehr gelegen kommt. Ob dabei die eingangs erwähnte virtuelle Assistenz die zum Unternehmen passende Variante ist, oder doch besser auf ein größeres Team beim Bürodienstleister gesetzt wird, hängt sicherlich auch vom Auftragsvolumen ab.

Fakt ist: Wer als Unternehmen, aber auch als Start-up das Wagnis eingeht, standardisierte Aufgaben abzugeben, wird letztlich davon profitieren, mehr Zeit ins Kerngeschäft bzw. in die Weiterentwicklung der Geschäftsidee stecken zu können. Und damit amortisiert sich auch der Preis, der in die eingekaufte Dienstleistung investiert wird.

 

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