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Mit der digitalen Personalakte mehr Effizienz am Arbeitsplatz schaffen?

 

Für Als Arbeitnehmer und auch als Personalmanager kennt man die Situation: bei Einstellung wird eine Personalakte angelegt, die alle benötigten Informationen und Dokumente des neuen Mitarbeiters enthält. In der Regel werden in der personenbezogenen Akte die Bewerbung, der Lebenslauf und persönliche Daten wie die Kontoverbindung und die Krankenkassendaten gesammelt. Weder die Form noch der Inhalt von Personalakten sind dabei gesetzlich geregelt. Bisher erfolgt diese Datensammlung häufig in Papierform oder in einer angelegten Excel-Datei. Wenn die Informationen benötigt werden, kann es gerade bei größeren Konzernen Zeit kosten, die korrekten Unterlagen zu finden und zu durchforschen. Daher steigen immer mehr Firmen auf die digitale Variante um – die digitale Personalakte.

Digitale Personalakte – sicher, transparent und flexibel

Für eine erleichterte Bedienung von sensiblen personenbezogenen Dokumenten und Daten von Mitarbeitern und Bewerbern ist eine digitale Personalakte eine hervorragende Lösung. Mit professionellen Personalakten-Softwareanwendungen lassen sich die Personal- und Bewerberunterlagen revisionssicher und medienbruchfrei Aufbewahren. Standardisierte Funktionalitäten sorgen für einen einheitlichen Aufbau der Aktenstrukturen und Schutzmechanismen schützen gegen unbefugten Zugriff. Viele Hersteller von Personalakten-Software bieten zudem eine standardisierte Schnittstelle, wodurch diese in bestehende HR- und Abrechnungssysteme integriert werden können. Mit einer Microsoft Office-Schnittstelle können direkt aus den jeweiligen Anwendungen Daten heraus recherchiert und abgelegt werden.

Relevante Mitarbeiter- und Bewerberinformationen auf Knopfdruck

Unabhängig davon, ob es sich um Bewerbungsunterlagen, Verträge, E-Mails, Aufzeichnungen von Mitarbeitergesprächen oder besonderen Qualifikationen handelt – in einer digitalen Personalakte können diese Dokumente sicher und intuitiv verwaltet werden. Auf einen Knopfdruck stehen alle Informationen über Mitarbeiter übersichtlich zur Verfügung, ohne, dass Aktenschränke durchsucht werden müssen. Der Zugriffsschutz ist mit einer digitalen Lösung besonders einfach, da sichergestellt werden kann, dass Anwender nur genau die Akten oder Dokumente einsehen oder bearbeiten dürfen, die nach den Datenschutzaspekten aus Führungs-, Sachbearbeitungs- und Mitarbeitersicht gefordert sind. Zudem können automatisierte Prozesse wie Ein- und Austritt, Mutterschutz oder regelmäßige Nachweise von Qualifikationen realisiert werden. Gesetzliche und betriebliche Fristen können mit einer digitalen Akte kinderleicht eingehalten werden. Die standardisierten Schnittstellen zu bestehenden HR-System sowie die Übernahme und Synchronisation von Personalstammdaten garantiert eine nahtlose Einbindung in die Personalprozesses Ihres Unternehmens.

Elektronische Personalakte – sofort einsatzbereit

Deutschlandweit sind viele Mitarbeiter mit der Vermittlung von Arbeitskräften beschäftigt. Der Bewerber- und Mitarbeiterpool ist für viele Unternehmen Dreh- und Angelpunkt der Geschäftstätigkeit und Innovation – bei einem Umstieg auf eine Software muss dieser leicht von Statten gehen. Entscheiden Sie sich für eine digitale Lösung, kann diese nach der Implementierung sofort genutzt werden. Die Vorkonfiguration beruht meist auf einer Vielzahl von Kundenprojekten der Hersteller und deckt daher in Struktur und Funktionalität die wichtigsten Anforderungen an eine Personalakte bereits ab. Natürlich lassen sich auch individuelle Anforderungen je nach Branche und Unternehmensart umsetzen. Anpassungen an individuelle Erfordernisse sind zentral gepflegt und gesteuert im gesamten Unternehmen sofort verfügbar.

Dokumente im Unternehmen verwalten – Entkopplung von der Aufbewahrung

Eine digitale Personalakte bietet Unternehmen mit mehreren Standorten große Vorteile. Der Zugriff wird von der Aufbewahrung entkoppelt und steht standortunabhängig als Offline-Akte oder optional mittels Zugriff über Web- und Mobil-Client jederzeit zur Verfügung – bei zeitgleichem Zugriff durch mehrere Nutzer. Langzeitsicher können in Abhängigkeit von den jeweiligen IT-Strukturen die Daten an einem zentralen oder an verteilten Standorten aufbewahrt werden. Eine hervorragende Möglichkeit, zentrale Archive mit vollen Aktenschränken abzulösen.

Hohe Sicherheit der sensiblen Daten

Da es sich bei Personalakten um sensible Daten handelt, sollte bei einer Anwendung auf höchste Sicherheit geachtet werden. Viele Programme bieten eine persönliche Benutzerautorisation und -authentifizierung an. Die Kommunikation geschieht über eine sichere SSL-verschlüsselte Verbindung zwischen Client und Server. Die Übernahme der Berechtigungen kann aus dem jeweiligen HR-System übernommen oder überreicht werden. Zudem wird revisionssicher dokumentiert, wer, wann und wo Dokumente eingefügt, eingesehen, verändert oder gelöscht hat. Mit einer Software sorgen Sie bei allen Bearbeitungsschritten für mehr Transparenz.

Einfache Berechtigungen für eine gegebene Mandantenfähigkeit

Eine digitale Personalakte lässt sich bestens für Konzerne und Unternehmen nutzen, die über eine Vielzahl von rechtlich selbstständigen Einheiten verfügen. Mit einem Berechtigungssystem wird dafür gesorgt, dass jeder Mandant oder jede Gesellschaft nur seine Daten sehen und ändern kann. Ein Wechsel zwischen Mandanten ist nur über eine erneute Autorisation und Authentifizierung möglich. Die Mandantentrennung kann über das Berechtigungskonzept oder über separierte Datenhaltung geschehen.

Digitale Personalakten sind der nächste Schritt gegen veraltete Aufbewahrungsräume und für ein papierloses Büro. Sie beschleunigen Prozesse und erleichtern die Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen. Redundanzen werden verhindert und die Integration in bestehende Unternehmenssoftware stellt keinen großen Aufwand dar. Schaffen Sie mit der digitalen Personalakte mehr Effizienz am Arbeitsplatz!

 

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