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Sinkender Leerstand von Büroflächen - Büroservice als Unterstützung bei höherem Wettbewerbsdruck?

 
Neben klassischen Kennzahlen wie Arbeitslosigkeit und Wirtschaftswachstum zeigt auch der Leerstand an Büroflächen, wie es um die Wirtschaft in einer Region bestellt ist. Insbesondere in beliebten Städten wie Berlin, Hamburg, München, Dresden oder Frankfurt ist eine eindeutige Entwicklung zu erkennen, die nicht aus jeder Perspektive erfreulich ist: Die Leerstandsquote von Büroflächen sinkt, die Mieten steigen. In der Bundeshauptstadt rechnen Fachleute damit, dass eine Quote von 5 % Leerstand noch in diesem Jahr erreicht wird. Zum Vergleich: 2010 standen noch fast 10 % aller Büroflächen zur Verfügung. Derzeit noch weniger kritisch ist die Situation in Frankfurt, wenngleich die Tendenz dieselbe ist. Standen 2014 noch 12,3 % der Büroflächen zur Vermietung, sank die Quote bis 2016 auf 11,9 %. Insgesamt zeigt sich: Neben dem in Politik und Medien viel diskutierten Problem der Wohnungsknappheit dürfte künftig auch die Verfügbarkeit von Bürokapazitäten eine Rolle spielen. Für Unternehmer, die bereits passende Büroräume gefunden haben, sind diese Zahlen ebenso alarmierend. Eine stärkere Nachfrage nach Büroräumen ist ebenso als Indikator für steigenden Wettbewerbsdruck zu verstehen. Wie sollten Unternehmer darauf reagieren?

Studie stellt Verbindung zwischen Erreichbarkeit und Umsatz her

Weniger Büroflächen, steigende Konkurrenz in vielen Branchen - und dazu ein Kunde, der zunehmend anspruchsvoller wird. Wie eine Studie von Fittkau & Maas Consulting kürzlich herausfand, legt die Mehrheit der Deutschen großen Wert auf einen persönlichen Service. Wird ein Unternehmen telefonisch kontaktiert, erwarten die Anrufer auch eine direkte Auseinandersetzung mit dem Anliegen. Die Mehrheit von 59 Prozent der Befragten spricht gar nicht auf eine eventuell vorhandene Mailbox oder auf einen Anrufbeantworter und legt direkt wieder auf. In diesem Zusammenhang kommt auch die zunehmende Konkurrenz in Spiel: Mehr als zwei Drittel der Anrufer wählt direkt danach die Nummer eines Wettbewerbers. Unabhängig von der Frage, ob damit der Auftrag tatsächlich schon verloren ist, gaben 77 % der Anrufer an, frustriert zu sein, wenn sie während der üblichen Geschäftszeiten niemanden erreichen können.

Trotz Digitalisierung: Telefonische Kundenbetreuung bleibt wichtig

Auch in Zeiten, in denen die Kommunikation via Messenger immer beliebter wird, führt in vielen Situationen kein Weg um den klassischen Anruf herum. Immer dann, wenn ein sofortiges Feedback gewünscht wird und die Einschätzung des Unternehmens maßgeblich für eine Auftragserteilung ist, bleibt der Anruf alternativlos. Doch selbst, wenn viele insbesondere kleinere Unternehmen sich dieser Problematik möglicherweise durchaus bewusst sind, ändert dies nichts an der fehlenden Erreichbarkeit. Die Ursache für den unbesetzten Anschluss liegt keinesfalls in der Ignoranz dem Kunden gegenüber, sondern schlicht in der zu dünnen Personaldecke. Der bereits thematisierte erhöhte Wettbewerbsdruck führt natürlich ebenso dazu, dass an Personal möglichst gespart wird.

Was kann ein Büroservice leisten?

Wer sich in einer solchen Situation wiederfindet, sollte sich Gedanken über die Dienstleistungen eines sogenannten Telefonservices machen. Bei einem solchen Telefon- oder Büroservice übernimmt ein Dienstleister die Entgegennahme von Anrufen im Namen des Auftraggebers. Je nach Wunsch und Vereinbarung werden dann Gesprächsnotizen aufgezeichnet und an das Unternehmen weitergeleitet. Der Auftraggeber kann sich um das Anliegen der Kunden oder Interessenten kümmern und zu einem gegebenen Zeitpunkt zurückrufen. Ebenso ist es beispielsweise möglich, dass Anrufer auch beraten oder Bestellungen entgegengenommen werden. Diese Dienstleistung ist übrigens nicht auf bestimmte Metropolen beschränkt, auch in kleineren Städten kann der Service in Anspruch genommen werden.

Durch Telefonservice jederzeit erreichbar

Durch einen solchen Büroservice lässt sich eine Erreichbarkeit beinahe rund um die Uhr sicherstellen, wenn dies gewünscht wird. Zusätzlich zur gesteigerten Erreichbarkeit werden die eigenen Mitarbeiter entlastet, weil das ständige Klingeln eines Telefons natürlich auch für Ablenkung sorgt und Konzentration raubt. Zudem ist heute in vielen Branchen eine steigende Konkurrenz um Fachkräfte ersichtlich. Selbst wenn der finanzielle Aspekt bei der Personalbeschaffung vergleichsweise unproblematisch ist, setzt die Verfügbarkeit auf dem Arbeitsmarkt immer häufiger Grenzen.

Transparente Abrechnung nach Gesprächsvolumen

In finanzieller Hinsicht liegt der Vorteil insbesondere darin, dass die Abrechnung nach der Anzahl der Anrufe erfolgt. Anders als bei einem eigenen Mitarbeiter entstehen keine zusätzlichen Fixkosten. Erhöht sich das Anrufervolumen zum Beispiel aufgrund einer Werbekampagne oder Rabattaktionen, werden entsprechend mehr Gespräche geführt und abgerechnet. In der Urlaubszeit fallen dagegen die Kosten gering aus - wohingegen insbesondere dieser Zeitraum für das eigene Personal besonders problematisch ist. Für Urlaub und Krankheit muss natürlich Ersatz gefunden werden, was in einem kleinen Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern besonders schwierig ist.

Fazit: Ausgezeichneter Kundenservice generiert mittelfristig Umsatz

So zeigt sich also: Durch einen Telefonservice können sich insbesondere kleine Unternehmen einen besonderen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Der verbesserte Kundenservice zieht in jedem Fall auch eine erhöhte Kundenbindung nach sich, was sich mittelfristig auch auf den Geschäftserfolg auswirken dürfte. Je nach Branche darf auch der Vorteil der fehlenden Ablenkung nicht unterschätzt werden: Wer unter großen Konkurrenzdruck arbeitet, sollte seine gut bezahlten Fachkräfte möglichst effektiv einsetzen. Dafür sollte nach Möglichkeit die gesamte Arbeitszeit für die eigentlichen Kernaufgaben verwendet werden - wozu der Kundenservice in der Regel nicht gehört.

 

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